Ερωτήσεις σχετικές με την τήρηση βιβλίων και έκδοση στοιχείων μεσιτών αστικών συμβάσεων , αγοράς ή πώλησης ή ενοικίασης ακινήτων

1. Τί γίνεται όταν καταβάλλεται αμοιβή στον μεσίτη στο σύνολό της από τον αντισυμβαλλόμενο;

Καταχωρείται το ποσό που συμφωνείται με την λήψη της εντολής στο βιβλίο. Όταν η αμοιβή καταβάλλεται στο σύνολό της από τον αντισυμβαλλόμενο τότε αντί συμφωνημένου ποσού αναγράφεται σχετική παρατήρηση « καταβολή από αντισυμβαλλόμενο ». (εγγ. 1009926/126/26.2.2003).

2. Καταχωρούνται τα ακίνητα τα οποία επιδεικνύονται στον αγοραστή ή ενοικιαστή ακινήτου;

Καταχωρείται στο βιβλίο εντολών το είδος, η περιοχή και τα τετραγωνικά μέτρα του ζητούμενου ακινήτου, με βάση την εντολή. Δεν καταχωρούνται τα ακίνητα τα οποία επιδεικνύονται στον εντολέα μέχρι την ολοκλήρωση της εντολής. Τα τετραγωνικά μέτρα του «ζητούμενου ακινήτου» που καταχωρούνται μπορεί να είναι διαφορετικά από τα τετραγωνικά μέτρα του ακινήτου ολοκλήρωσης της εντολής. (εγγ. 1009926/126/2003).

3. Έχει ο μεσίτης υποχρέωση καταχώρησης στο βιβλίο εντολών τα στοιχεία αγοραστών ή ενοικιαστών ακινήτων που έχουν πληροφορηθεί την ύπαρξη των ακινήτων από πινακίδα πώληση ή ενοικίασης;

Σύμφωνα με τις διατάξεις και όσα έχουν γίνει γνωστά από την Διοίκηση δεν δημιουργείται υποχρέωση καταχώρησης στο βιβλίο εντολών των στοιχείων των ενδιαφερομένων αγοραστών ή ενοικιαστών ακινήτου, στους οποίους επιδεικνύει ο μεσίτης ακίνητα, την ύπαρξη των οποίων την έχουν πληροφορηθεί από πινακίδα ενοικίασης, χωρίς να έχει λάβει ο μεσίτης εντολή ανεύρεσης ακινήτου.

Επισημαίνεται όμως ότι στο τηρούμενο βιβλίο εντολών πρέπει να έχει καταχωρήσει ο μεσίτης τον εντολέα πώλησης ή μίσθωσης του ακινήτου που επιδεικνύει, με όλα τα δεδομένα που ορίζονται με τις σχετικές διατάξεις.

Με την ολοκλήρωση της εντολής καταχωρούνται και τα στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου (αγοραστή , ενοικιαστή κλπ). (εγγ. 1090814/763/26.11.2004).

4. Πως συνεργάζονται μεσίτες με μεσίτη;

Υποχρέωση να τηρεί βιβλίο εντολών έχει και ο μεσίτης ο οποίος λαμβάνει την εντολή της μεσιτείας για την αγορά ή πώληση ή ενοικίαση ακινήτου, ανεξάρτητα από το γεγονός ότι για την εκτέλεση της εντολής ασχολούνται συνεργαζόμενοι με αυτόν μεσίτες οι οποίοι αμείβονται από αυτόν και παρέχουν υπηρεσίες εντός του γραφείου του.

Οι συνεργαζόμενοι μεσίτες, εφ όσον δεν λαμβάνουν εντολές για λογαριασμό τους, δεν έχουν την υποχρέωση για τις υπηρεσίες που παρέχουν σε συνεργαζόμενους μεσίτες να τηρούν βιβλίο εντολών και γιά την αμοιβή τους θα εκδίδουν Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών το οποίο θα καταχωρούν στα βιβλία της έδρας τους.

(εγγ. 1027041/325/21.4.2003).

5. Το ποσό που συμφωνείται μεταξύ του μεσίτη και του πελάτη του μπορεί να είναι διαφορετικό από το εισπραττόμενο;

Στο βιβλίο εντολών καταχωρείται το ποσό που συμφωνείται με την λήψη της εντολής το οποίο εν τέλει μπορεί να είναι διαφορετικό από το εισπραττόμενο (θέμα πραγματικό).

(εγγ. 1009926/126/26.2.2003).

6. Υλικό αρχείου

Στο βιβλίο εντολών «δεν απαιτείται να καταχωρούνται τα στοιχεία ακινήτων, για τα οποία δεν έχουν ληφθεί εντολές και χρησιμοποιούνται ως υλικό αρχείου προς την εξυπηρέτηση των εντολέων».

(εγγ. 1009926/126/26.2.2003).

Αναλόγως δεν καταχωρούνται και τα στοιχεία των προς πώληση ακινήτων των τραπεζών κλπ. τα οποία έχει στο αρχείο του ο μεσίτης και επιδεικνύει σε εντολείς πελάτες του, χωρίς να έχει πάρει ειδική εντολή πώλησης αυτών από την πωλήτρια τράπεζα κλπ

(εγγ. 1029033/367/29.4.2003).

7. Πως καταχωρείται στο βιβλίο εντολών, εντολή αγοράς ή πώλησης μέσω τρίτου;

Όταν η εντολή αγοράς ή πώλησης δίνεται μέσω πληρεξουσίου δικηγόρου του εντολέα είναι δυνατόν αντί στοιχείων του εντολέα (όταν αυτά δεν είναι γνωστά) να καταχωρούνται τα στοιχεία του πληρεξουσίου δικηγόρου.

Ομοίως όταν η εντολή δίνεται από συνεργαζόμενο μεσίτη, ο οποίος έχει λάβει την σχετική εντολή από τον εντολέα πωλητή ή αγοραστή, τότε αντί των στοιχείων του εντολέα καταχωρούνται τα στοιχεία του συνεργαζόμενου μεσίτη με την σχετική παρατήρηση «Διαμεσολάβηση». Με την ολοκλήρωση της εντολής καταχωρούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 10 παρ.5 περ. ιθ’ τα στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου. Εάν η αμοιβή καταβάλλεται εξ ολοκλήρου από τον αντισυμβαλλόμενο και όχι από τον μεσίτη λήπτη της εντολής, τότε αντί συμφωνημένου ποσού αναγράφεται σχετική παρατήρηση «καταβολή από αντισυμβαλλόμενο».

8. Μπορεί ο μεσίτης να χορηγήσει έκπτωση εκ των υστέρων;

Αναφορικά με το ποσοστό χορήγησης έκπτωσης επί του αρχικού συμφωνημένου ποσού έχει διευκρινιστεί ότι, από τις διατάξεις του κώδικα βιβλίων και στοιχείων δεν ορίζεται νόμιμο ποσοστό έκπτωσης καθ όσον αυτή συναρτάται απόλυτα, από την διερεύνηση και τον προσδιορισμό των σχέσεων που ανακύπτουν με βάση τις συμφωνίες που έχουν καταρτισθεί καθώς και των πραγματικών γεγονότων που αποτελούν αντικείμενο του τακτικού ελέγχου.

Στην δε απόδειξη παροχής υπηρεσιών αναγράφεται η τελική και εκκαθαρισμένη αμοιβή που προκύπτει από την περιγραφή του είδους των παρεχομένων υπηρεσιών κατά τρόπο ώστε να προσδιορίζεται η συνάφεια των παρασχεθεισών υπηρεσιών με την αμοιβή.

(εγγ. 1029033/367/29.4.2003).

9. Μπορεί ο μεσίτης να καταχωρεί χωριστά εντολές ενοικίασης;

Έχει δοθεί η δυνατότητα (παρ. 2.18.2 της εγκυκλίου ΠΟΛ. 1271/2002) στο βιβλίο εντολών να καταχωρούνται χωριστά οι εντολές αγοράς και οι εντολές πώλησης. Αναλογικά μπορεί στο βιβλίο εντολών να καταχωρούνται χωριστά και οι εντολές ενοικίασης ακινήτων.

(εγγ 1087804/945/7.10.2003).

10. Όταν το ύψος της αμοιβής δεν είναι γνωστό με την λήψη της εντολής τι γίνεται;

Στην περίπτωση κατά την οποία το ύψος της αμοιβής δεν είναι γνωστό με την λήψη της εντολής (π.χ. θα εξαρτηθεί από την προσφορά την οποία θα κάνει ο υποψήφιος αγοραστής), θέμα πραγματικό που εξαρτάται από τον έλεγχο, θα αναφερθεί σχετική παρατήρηση στο βιβλίο εντολών στην αντίστοιχη στήλη. Όταν είναι πλέον γνωστό το ύψος της αμοιβής θα καταχωρηθεί στο βιβλίο εντολών, όχι όμως αργότερα από την ημερομηνία ολοκλήρωσης της εντολής.

(εγγ 1051350/462/30.6.2004).

11. Πως τηρούν τα βιβλία τους οι συστεγαζόμενοι μεσίτες;

Οι κτηματομεσίτες συμπεριλαμβανομένων και εκείνων που συστεγάζονται στην ίδια επαγγελματική στέγη, καταχωρούν στο βιβλίο εντολών, που καθένας τηρεί ιδιαίτερα, τις εντολές που λαμβάνουν, ανεξάρτητα αν κάποιες από αυτές αφορούν το ίδιο ακίνητο ή είναι από τον ίδιο εντολέα.

(εγγ. 1064424/599/17.9.2004).

12. Τι γίνεται όταν η εντολή που δίνει κάποιος πελάτης δεν είναι απόλυτα συγκεκριμένη;

Από τις κείμενες διατάξεις προκύπτει ότι με την λήψη εντολής στο βιβλίο ή διπλότυπο δελτίο εντολών καταχωρούνται μεταξύ άλλων το ονοματεπώνυμο ή η επωνυμία και η διεύθυνση του εντολέα, το είδος του ακινήτου που ενδιαφέρεται να ανεύρει ο εντολέας, η διεύθυνση ή η περιοχή στην οποία αναζητείται τούτο, καθώς και η αμοιβή που συμφωνήθηκε να καταβάλλει αυτός. Επομένως κατ’ εφαρμογή των διατάξεων αυτών :

α) Αν το πρόσωπο που δίνει την εντολή ανεύρεσης του ακινήτου ενεργεί για λογαριασμό περισσότερων από μίας εταιριών οι οποίες ανήκουν σε όμιλο, επειδή δεν είναι γνωστό εκ των προτέρων ποιά εταιρία θα αγοράσει το ακίνητο, τότε στο ως άνω βιβλίο ή δελτίο πρέπει να καταχωρούνται οι επωνυμία και η διεύθυνση όλων των ενδιαφερόμενων εταιριών.

β) Αν ο εντολέας ενδιαφέρεται να ανεύρει ακίνητο όχι μόνο σε μία αλλά σε πολλές περιοχές, τότε στο εν λόγω βιβλίο ή δελτίο πρέπει να καταχωρούνται με την λήψη της εντολής όλες οι περιοχές, στην περίπτωση δε που το ακίνητο ανευρεθεί σε περιοχή διαφορετική από εκείνες που έχουν καταχωρηθεί, τότε με την ολοκλήρωση της εντολής πρέπει να καταχωρείται στο πιο πάνω βιβλίο ή δελτίο και αυτή η περιοχή.

γ) Αν ο εντολέας ενδιαφέρεται να ανεύρει ένα ακίνητο οποιουδήποτε είδους σε οποιαδήποτε περιοχή, π.χ. δίδεται εντολή ανεύρεσης ενός ακινήτου οποιουδήποτε είδους σε οποιαδήποτε περιοχή αξίας μέχρι 5.000.000 ευρώ και με απόδοση 6-8%, τότε στο υπ όψη βιβλίο ή δελτίο πρέπει να καταχωρούνται με την λήψη της εντολής τα στοιχεία αυτής και όταν ολοκληρωθεί η εντολή, πρέπει να καταχωρούνται και τα λοιπά στοιχεία, δηλαδή το είδος του ακινήτου, τα τετραγωνικά μέτρα αυτού και η διεύθυνσή του. Στην περίπτωση που η ως άνω εντολή αφορά περισσότερα από ένα ακίνητα, τότε στο εν λόγω βιβλίο ή δελτίο πρέπει να καταχωρούνται με την λήψη αυτής της εντολής τόσες εντολές όσα είναι και τα ακίνητα τα οποία αναζητούνται.

δ) Ανεξάρτητα που βρίσκεται το ακίνητο που ενδιαφέρεται να ανεύρει ο εντολέας, δηλαδή στην ημεδαπή ή αλλοδαπή, υφίσταται υποχρέωση καταχώρησης στο ως άνω βιβλίο ή δελτίο με την λήψη της εντολής το αναγκαίο στοιχείο, καθ όσων οι διατάξεις αυτές δεν κάνουν διάκριση.

ε) Αν το ύψος της αμοιβής που θα καταβάλει ο εντολέας δεν έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων, θέμα πραγματικό που εξαρτάται από τον έλεγχο, τότε στο εν λόγω βιβλίο ή δελτίο πρέπει να καταχωρείται με την λήψη της εντολής σχετική παρατήρηση στην οικεία στήλη και όταν συμφωνηθεί το ύψος της αμοιβής, να καταχωρείται αυτή στο υπ όψιν βιβλίο ή δελτίο, όχι όμως αργότερα από την ολοκλήρωση της εντολής.

στ) Αν ο εντολέας δεν καταβάλει για οποιονδήποτε λόγο την αμοιβή που έχει συμφωνηθεί, δεν απαιτείται να γίνει ουδεμία καταχώρηση ή διόρθωση στο προαναφερόμενο βιβλίο ή δελτίο.

(εγγ. 1076220/489/4.10.2007).